Entenda para que serve, e saiba como definir a razão social de empresa

Quem está pensando em começar um negócio precisa se familiarizar com diversos termos, sendo um deles a razão social de empresa.

Afinal, toda e qualquer organização precisa de uma denominação social que não pode ser igual a nenhuma outra já existente. Isso quer dizer que ela precisa ser única, caso contrário a abertura da empresa não será aprovada.

Muitos candidatos a empreendedores costumam, no entanto, confundir a razão social com o nome fantasia do negócio, e por isso é crucial entender essa diferença.

Neste artigo vamos falar um pouco mais a fundo sobre o que é a razão social, qual a sua finalidade, e o que precisa constar nela. Boa leitura.

O que é a razão social?

A razão social é o nome oficial sob o qual uma empresa é legalmente registrada. Difere-se do nome fantasia, que é o nome pelo qual o negócio é comumente conhecido pelo público. Nesse sentido, ela é usada em contratos legais e documentos oficiais, garantindo a identidade jurídica da companhia.

Escolher uma razão social é uma etapa importante na criação de um negócio, pois ela precisa estar em conformidade com as regulamentações locais. Essa denominação é única para cada empresa, impedindo outras organizações de usarem o mesmo nome.

Vale destacar que a razão social pode ser alterada em algumas situações, como no caso da mudança no porte da empresa – de ME para EPP – ou até mesmo por conta de entrada ou saída de sócios do empreendimento.

Ela é definida na abertura do negócio, junto com outros dados como o capital social e o Código Nacional de Atividade Econômica (CNAE) que devem constar no contrato social.

Portanto, para ficar claro: a razão social é o nome da empresa registrada, assim como temos o nosso, o CNPJ é o número de registro, assim como nosso CPF, e o nome fantasia é como ela é conhecida, e não consta em documentos oficiais, assim como nosso apelido.

Para que serve a razão social?

A razão social serve para várias situações, pois deverá constar em todos os documentos oficiais da empresa, desde escrituras até a emissão de notas fiscais. Ela também estará nas faturas dos cartões e no extrato da conta corrente.

Dentre os documentos mais importantes que constarão a razão social estão:

e-CNPJ;
Nota Fiscal Eletrônica.

e-CNPJ

Desde quando a Nota Fiscal tornou-se eletrônica passou-se a ser obrigado a emitir um certificado digital que funciona como uma versão eletrônica do CNPJ e vale como uma espécie de identidade digital na internet.

Esse é um documento que não é necessário somente para emissão de notas fiscais, mas também para simplificar inúmeras atividades, como assinaturas de contrato, emissão de recibos, certidões e procurações, dentre outros. Neste documento a razão social se faz presente.

Nota Fiscal Eletrônica

A Nota Fiscal é um dos documentos mais importantes de uma empresa, afinal, é ela quem atesta a venda de uma determinada mercadoria. E neste documento é preciso constar a razão social do seu estabelecimento.

Há um campo exclusivo na Nota Fiscal que é destinado tão, e somente para o preenchimento da Razão Social de empresa, ainda que nos dias atuais, em virtude da tecnologia, esse campo já é preenchido automaticamente.

Como definir uma razão social?

Conforme antecipamos no início deste artigo, a razão social é a identificação da sua empresa. Portanto, ela é única, e também protegida como propriedade intelectual.

O que isso quer dizer? Que não há uma outra razão social igual a sua. Por isso, é preciso ter bastante cuidado no momento de escolhê-la. Dentre os principais cuidados que você precisa ter estão:

escolher um nome ligado à atividade que irá exercer;
dar preferência por nomes fáceis de entender e assimilar;
optar por nomes curtos;
buscar alternativas semelhantes ao nome fantasia;
encontrar nomes que não sejam parecidos com outras empresas;
avaliar a possibilidade de usar as iniciais do seu nome;
inserir termos relacionados à sua área de atuação.

O que é obrigatório ter na razão social?

Além das dicas que falamos acima, é importante se atentar para algumas obrigatoriedades que a razão social precisa ter. Uma delas é a constituição legal da sua empresa.

Já reparou que toda denominação social possui no final siglas como ME, EPP, LTDA? Pois é, essas siglas representam a constituição da empresa. Em suma, ela pode ser:

ME – Microempresa;
EPP – Empresa de Pequeno Porte;
LTDA – Sociedade por Quotas de Responsabilidade Limitada;
SA – Sociedade Limitada;
SLU – Sociedade Limitada Unipessoal.

Nesse sentido, o formato de uma razão social é dado geralmente pelo nome do negócio, seguido pelo setor de atuação e depois pela categoria da empresa, como por exemplo: “Rodrigues & Souza Comércio de Produtos Alimentícios – LTDA”.

Como é a razão social no caso do MEI?

Outra grande dúvida é em relação à razão social no caso do MEI. Para esse tipo de enquadramento, ela é um pouco diferente das demais. Vale dizer, no entanto, que assim como qualquer outra empresa é preciso ter um CNPJ e uma razão social.

Porém, a diferença se dá no fato de que existe um padrão de nome que não é escolhido pelo microempreendedor. Ou seja, a razão social é gerada automaticamente no início do processo para formalização do negócio.

Dessa forma, a razão social do MEI é uma junção do nome do empreendedor com o número do CNPJ dele logo na sequência, como por exemplo: JOÃO DE JESUS MASCARENHA 12345678900.

Quais cuidados ter na hora de escolher a razão social?

O primeiro cuidado que é preciso ter no momento de escolher uma razão social de empresa é procurar no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) se já existem outras empresas como nomes similares, e então evitar criar uma denominação muito parecida.

Ainda que não possa existir duas razões sociais no mesmo estado, dentro do mesmo nicho de negócio, é preciso se precaver para que ela não seja muito igual às outras razões sociais, visto que isso pode confundir clientes e fornecedores.

Lembre-se: quanto mais fácil for a sua razão social, e mais diferente de outras razões já existentes, melhor será para seus clientes e parceiros comerciais não confundirem sua empresa com outras no mercado.

Este artigo foi escrito pelo autor convidado Gabriel Marquez, empreendedor e fundador da NFE.io, que oferece uma API para emitir e gerenciar notas fiscais automaticamente. A NFE.io é um sistema de emissão e controle de notas fiscais que automatiza tarefas repetitivas, contribuindo para que você ganhe tempo e diminua gastos.